Wat waren de belangrijkste uitdagingen die een HR-systeem voor jullie kon oplossen?

Eerst zochten we vooral een HR-systeem vanwege AVG en compliance. Dus dat ging om documenten bijhouden, ze veilig en gestructureerd opslaan, alle documentatie op orde hebben bij de werving, onboarding en eigenlijk tijdens de hele HR-cyclus. We wilden een gecontroleerd, geautomatiseerd beheer voor al onze documentatie.

Hoe helpt Heartpace daarbij?

Nu hebben we een goede structuur in al onze documentatie, zoals we oorspronkelijk van plan waren. Inmiddels zijn we ook begonnen met de salarismodule van Heartpace. Dat was hoog tijd, want hiervoor deden we dat in Excel. Soms betekende dat wel 15 verschillende documenten. Nu hebben we alles op één plek en werkt iedereen op dezelfde manier. We hebben ons eigen salarisbeleid en -criteria toegevoegd en hebben nu meer inzicht in de hele flow. Verder hebben we gestructureerde goedkeuringsstromen die het proces duidelijk maken. We trainen managers om met de salarisbeoordeling in Heartpace te werken en ineens klopt alles. Het scheelt zó veel tijd, zowel voor ons op de HR-afdeling als bij de managers.

En wat is nu de volgende stap?

Hoewel we al een tijdje met Heartpace werken, hebben we er bewust voor gekozen om één ding tegelijkertijd te doen. We zijn begonnen met HRM, documentenstructuur en salarisronde. De volgende stap is de onboardingsmodule. Omdat Heartpace open API’s heeft, kun je andere systemen makkelijk integreren. Bijvoorbeeld het systeem dat wij gebruiken voor recruitment, Jobylon.

Uiteindelijk willen we graag een volledig geïntegreerde soepele flow; van eerste gesprek tot laatste salaris.

Welke 3 tips heb je voor bedrijven die beginnen met het digitaliseren van HR-processen?

1. Begin op tijd!
Stel meteen vanaf het begin routines en processen in. Wacht niet tot je 200 of 300 medewerkers hebt, want dan wordt het veel moeilijker. Bouw een flow voor een medewerker van begin tot eind, zodat het een naadloze reis is. Als je 50 medewerkers hebt, is het minstens zo belangrijk om deze flow op orde te hebben dan wanneer je meer dan 200 hebt. Doe het dus meteen goed.

2. Vraag professionele hulp bij het digitaliseren!
Je hoeft het wiel echt niet opnieuw uit te vinden. Vaak zijn er professionals bij de leverancier die je graag helpen, dus maak gebruik van hun expertise. Ook al moet je daar extra voor betalen. Die kosten zijn een veel betere investering dan uren zelf zitten prutsen.

3. Hou het eindresutaat voor ogen en maak een plan om dat te halen!
Zorg voor een duidelijke visie op je einddoel. Bedenk ook: hoe minder systemen, hoe makkelijker. Streep onnodige processen weg en breng ze samen in één systeem, dat maakt het makkelijker en soepeler. Staar je ook vooral niet blind op de prijs per module, maar kijk naar het geheel en de totaalprijs. En zorg vooral dat je medewerkers het systeem écht gebruiken.

Bij welke van jullie uitdagingen kan een HR-systeem helpen?

Bij Bredband2 waren we al druk bezig met het digitaliseren van onze HR-processen. We gingen met verschillende systemen en leveranciers in zee en moesten veel handmatig registreren. Dat kostte uiteindelijk superveel tijd. We gingen daarom op zoek naar een systeem waar we al onze digitale HR-processen op één plek hadden. We besteden onze tijd liever aan gesprekken en ontwikkeling van onze medewerkers dan aan handmatige data-invoer.

Op welke manier help Heartpace daarbij?

Heartpace voldeed aan veel van onze criteria. We wilden bijvoorbeeld onze eNPS op een makkelijke manier blijven meten, gesprekken documenteren en opvolgen en een soepel onboardingsproces. Wat ons ook aansprak was dat we hetzelfde denken over doelstellingen en ons volledig inzetten om bestaande processen te verbeteren. Als een functie vandaag nog niet bestaat in het systeem, creëren we ‘m samen en kunnen we het morgen gebruiken!

Wat is nu de volgende stap?

Eigenlijk zijn we pas net begonnen, ook al gebruiken we Heartpace al sinds afgelopen zomer. Op dit moment zijn we nog bezig met al onze verschillende systemen integreren, zodat alles straks vanuit Heartpace kan. Daarna gaan we aan de slag met de onboardingssprocessen en competentieontwikkeling.

Welke 3 tips zou je geven aan een bedrijf dat net als jullie graag de HR-processen wil digitaliseren?

1. Denk aan de lange termijn! Waar wil je over 5 jaar staan? Bouw met dat in je achterhoofd duurzame processen en routines.

2. Betrek iedereen binnen je organisatie erbij, van manager tot medewerker. Zo creëer je betrokkenheid en vergroot je de kans op succes.

3. Neem je cultuur en waarden altijd als uitgangspunt. Jouw medewerkers moeten altijd centraal staan bij het opzetten van nieuwe processen. Ook al zijn die digitaal!